会議後の議事録作成に時間を取られていませんか？
- 会議内容を整理する
- 決定事項をまとめる
- ToDoを洗い出す
- 参加者へ共有する
こうした作業は意外と手間がかかります。
そこで活用したいのがChatGPTです。
最近では会議メモだけでなく、録音データの文字起こしやTeams・Zoomの会議記録からも議事録を作成できます。
この記事では、ChatGPTを使った議事録作成方法を紹介します。
ChatGPTで議事録は作れる？
結論から言うと、
かなり実用的です。
特に以下のようなデータとの相性が良いです。
- 手書きメモ
- 箇条書きメモ
- 会議の文字起こし
- Teams会議ログ
- Zoomトランスクリプト
- 録音データのテキスト化結果
会議内容がテキストになっていれば、高品質な議事録を作成できます。
方法① 会議メモから議事録を作る
もっとも簡単な方法です。
例えば以下のようなメモを入力します。
システム更改プロジェクト定例会
・開発進捗は予定通り
・テスト環境は来週完成予定
・課題はデータ移行方式
・次回までに移行手順を整理
以下のプロンプトを使用します。
以下の会議メモから議事録を作成してください。
【出力形式】
・会議概要
・決定事項
・課題
・次回アクション
ビジネス文書形式で作成してください。
方法② 文字起こしデータから議事録を作る
最近はこちらの利用方法が増えています。
TeamsやZoomでは会議内容を文字起こしできます。
例えば、
PM：テスト工程は予定通り進んでいます。
部長：データ移行の検討状況はどうですか？
PM：現在検討中です。
来週までに移行方式を決定します。
のようなテキストをChatGPTへ貼り付けます。
すると発言内容を整理し、
- 決定事項
- 課題
- ToDo
を自動抽出できます。
方法③ 録音データから議事録を作る
ChatGPT Plusでは音声ファイルをアップロードできます。
録音データをアップロードし、
この会議録音から議事録を作成してください。
以下の形式でまとめてください。
・会議概要
・決定事項
・課題
・次回アクション
と依頼するだけです。
長時間の会議ほど効果を実感できます。
私がおすすめするプロンプト
以下の会議内容から議事録を作成してください。
【出力形式】
1. 会議概要
2. 決定事項
3. 課題
4. 次回アクション
5. 担当者
また、担当者ごとのToDoを表形式で整理してください。
読みやすいビジネス文書として作成してください。
このプロンプトだけでもかなり実用的な議事録が作れます。
ChatGPTで議事録を作るメリット
作成時間を大幅に短縮できる
議事録作成時間を数十分から数分へ短縮できます。
ToDo整理が得意
担当者ごとのアクションを整理できます。
フォーマットを統一できる
毎回同じ品質の議事録を作成できます。
会議内容の要約が得意
長時間の会議でも要点を抽出できます。
注意点
AIは便利ですが、最終確認は必須です。
特に、
- 日付
- 金額
- 数値
- 担当者名
は必ず確認しましょう。
また、機密情報を扱う場合は社内ルールも確認してください。
まとめ
ChatGPTは会議メモだけでなく、
- 文字起こしデータ
- Teams会議ログ
- Zoomトランスクリプト
- 録音データ
からも議事録を作成できます。
特に会議の多い会社員にとっては大きな時短効果があります。
議事録作成に時間を取られている方は、一度試してみる価値があるでしょう。
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